オートナンバー型を使わずに［数値型］を使って自動的に連番を入力する

Accessのテーブルでコードなどに、オートナンバー型を使っているとなにかと不便を感じることもあります。

番号に欠番が生じた場合、再度、番号を振りなおすのが面倒なんですね。

オートナンバーを振り直す方法はいろいろあります。

以下は、私が一番簡単だと思う方法を解説しています。

追加クエリを使って振り直す方法もあります。

Excelにエクスポートして番号を振りなおして、再度、それをインポートする方法もあります。

オートナンバーの振り直しができても、やっぱり、できるだけ面倒なことは避けたいですよね。

オートナンバー型を使わずに自動的に連番を入力していく方法です。

いくつか方法はあるようですが、その中の1つの方法と思ってくださいね。

データ型を数値型に変更

下のような［管理テーブル］があります。［ナンバー］フィールドのデータ型は、数値型にします。

［主キー］の設定をします。

そして、［管理テーブル］を基に作成した入力用のフォームがあります。

注意フィールド名を［NO］にすると、動作しないので［NO］以外のフィールド名にしてください。

挿入前処理のイベントで設定

入力用のフォームをデザインビューで開いて、フォームセレクタをダブルクリックして、フォームのプロパティを表示させます。

［イベント］タブから［挿入前処理］プロパティの［ビルダー選択］ボタン［…］をクリックします。

［ビルダの選択］ダイアログボックスから［コードビルダ］を選択して［OK］ボタンをクリックします。

［マクロビルダー］で設定する方法も解説しています。

下のようにコードを書きます。

［DCount］と［DMax］の［ナンバー］は、テーブルのフィールド名です。［管理テーブル］は、テーブル名です。

［Me!］は、私自身という意味です。［Me![ナンバー]］は、フォームのテキストボックス［ナンバー］に入力するということです。

赤線の部分だけ書き直します。

管理テーブルのレコード件数を数えて、0だったら1を返して、それ以外なら管理テーブルの中で一番大きな値に1を足したものを返すというものです。

これでOKです。

もしも、データが入力された後なら、下のように一行だけでもいいです。 （［ナンバー］フィールドに［1］が入力された後ならという意味です。）

ビューを切り替えて、入力してみます。

ナンバーには入力しないで［所属］フィールドに選択（入力）した時点で自動的に番号が振られると思います。

マクロビルダーで設定するには

マクロアクションで設定する方法を追記しておきます。

画像は、Access2010です。

フォームをデザインビューで開いて、フォームのプロパティを表示します。

プロパティシートで［フォーム］が選択されていることを確認します。

もし、［フォーム］以外になっている場合は、▼ボタンをクリックして一覧から［フォーム］を選択するか、フォームのルーラーの左端にある■をクリックすると、［フォーム］が選択されます。

［イベント］タブの［更新前処理］の［ビルダー選択］ボタン［…］をクリックします。

［ビルダーの選択］ダイアログボックスが表示されますので、［マクロビルダー］を選択して［OK］ボタンをクリックします。

マクロウィンドウが表示されます。

［新しいアクションの追加］の▼ボタンをクリックします。

アクションの一覧から［If］を選択します。

そして、以下のように入力します。

［デザイン］タブの［表示/非表示］グループにある［すべてのアクションを表示］ボタンをクリックします。

すぐ下にある［新しいアクションの追加］の▼ボタンをクリックして、［値の代入］を選択します。

一番下までスクロールすると、見つかります。

［値の代入］アクションの［アイテム］には、テキストボックス名を入力します。

［式］には、［1］と入力します。

入力が終わったら、［Elseの追加］をクリックします。

再度、アクションの一覧から［値の代入］を選択します。

［アイテム］にはテキストボックスの名前です。

［式］には、以下のように入力します。

以下のように完成したら、上書き保存して、マクロウィンドウを閉じます。

プロパティには、［埋め込みマクロ］と表示されます。

参考［ビルダーの選択］ダイアログボックスで［コードビルダー］を選択して、コードを記述した場合は［イベントプロシージャ］と表示されます。

コードは、以下のように省略しても動作すると思います。

コードで記述するか、マクロで設定するかの違いについては、以下の記事で解説しています。

［ナンバー］テキストボックスにカーソルが移動しないように設定

ナンバーテキストには、カーソルが移動しないようにした方がいいかもしれませんね。

［ナンバー］テキストボックスのプロパティの［データ］タブから、［使用可能］を［いいえ］、［編集ロック］を［はい］にします。

これで、ナンバーのテキストボックスにはカーソルは移動しなくなります。

ビューを切り替えて、確認してみてください。

レコードを削除して欠番を使用する場合

管理テーブルでナンバー3のレコードを削除したとします。

テーブルで新しくナンバー3を入力します。

フォームを開くと、ちゃんと並び変わっています。もちろんテーブルも昇順になります。

参考DMax関数とDCount関数については、Microsoftの記事を参照してください。

DMin、DMax 関数 - Access（Microsoft）

DCount 関数 - Access（Microsoft）

DMax関数は、以下の記事でも使用しています。

以下は、DCount関数を使用した記事です。